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Assistant(e) de direction bilingue anglais – CDD 6 mois

Location: Courbevoie, Île-de-France Region, France
Job reference: R-020643
Posted date: 01/13/2018

Rapportant directement au Medical Head VP de l’OBU (Oncology Business Unit) Europe, et dans le respect de la stratégie de l’entreprise, des règles d’éthique et des procédures en vigueur, l’Assistant(e) de Direction :

  • Prépare les documents et le matériel de présentation, réponds aux communications, demandes de renseignements et appels externes; rédige les drafts de lettres et les communiqués d’information officiels.
  • Gère les rendez-vous et agendas du Medical Head VP de l’OBU Europe et de ses subordonnés directs et optimise leurs déplacements.
  • Remplis des rapports précis de dépenses mensuels pour soumission, en utilisant le système de dépenses internes.
  • Prépare et crée les ordres d’achat, au besoin, pour tous les paiements aux fournisseurs.
  • Rassemble, compile, vérifie et analyse les informations pour le Medical Head VP de l’OBU Europe et son équipe, pour une utilisation dans des documents type memos, lettres, rapports, discours, présentations et des communiqués de presse.
  • Coordonne les réunions internes et externes afin dans assurer le bon déroulement, y compris la planification des heures de réunion, les arrangements de voyages pour les participants, et la mise à disposition des équipements de réunion.
  • Met en place des réunions et téléconférences locales et internationales via différentes technologies (téléprésence, vidéoconférence, téléconférence, WebEx, VMR, etc..).
  • Transcrit, classe, met en forme et corrige avec précision une grande variété de documents (par exemple factures, contrats, compte rendus de réunion, rapports, discours, présentations, etc…) via Microsoft Office.
  • Répond ou redirige les demandes classiques provenant de sources internes ou externes en triant et priorisant et en signalant les demandes/approbations avec deadline.
  • Fournit un soutien administratif sur différents projets ciblés si besoin.
  • Gère les informations confidentielles et maintient la sécurité des dossiers et des fichiers de l’équipe.
  • Effectue d’autres tâches administratives, requérant indépendance de jugement et discrétion.


Qualifications & Aptitudes

  • 5/7ans d’expérience en support de Directeurs/Seniors Exécutifs
  • Diplôme Bac+2 en assistanat ou VAE
  • Anglais Bilingue
  • Capable de communiquer efficacement, avec aisance et confiance, à l’écrit comme à l’oral
  • Expérience dans un environnement international et multiculturel
  • Est capable de travailler en autonomie et en équipe
  • Réactif et capable d’être force de proposition
  • Fait preuve de confidentialité, Polyvalence, Adaptabilité / Souplesse
  • Compétences avancées en informatique, notamment avec Microsoft office et d’autres applications spécifiques (Sharepoint & BOX)


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